Wie gehen wir mit Daten von Kindern und deren Eltern in dem Arbeitsfeld Kindertagesbetreuung um
Die wesentlichen Daten von Kindern und deren Eltern werden im Rahmen des Anmeldeverfahrens in unserem Programm KiTaOn gespeichert. Dieses webbasierte Programm, das lediglich der Postillion e.V. benutzt, ist auf einem angemieteten Server in Karlsruhe gespeichert. Diese Datenschutzrichtlinien können gesondert eingesehen werden. Die Daten werden verschlüsselt übertragen.
Nach einem internen Berechtigungskonzept haben auf die Daten lediglich die Mitarbeiter_innen in der Verwaltung Zugriff, die diese aus dienstlichen Gründen benötigen. Dies sind die Mitarbeiter_innen der zentralen Anmeldestelle, die Buchhaltung und die Mitglieder des Vorstands sowie gesondert beauftragte Assistenzkräfte bzw. Bereichsleitungen für die jeweiligen Einrichtungen. Die Daten in KiTaOn sind zudem einsichtig für die Sachbearbeiter_innen der Standortkommune der Kita, die für den Rechtsanspruch zuständig sind. Allerdings nur für die Einrichtungen aus deren Kommune. Für Zwecke der Betriebserlaubnis können wir die Daten auch an das Landesjugendamt weitergeben, wenn es diese anfordert und die Übermittlung mit dessen Kontrolle für die Erfüllung der Betriebserlaubnis begründet wird. Die Datenübermittlung an das statistische Landesamt wegen der Umsetzung des Finanzausgleichsgesetzes Baden-Württemberg erfolgt anonymisiert.
Außerdem hat die Leitung und deren Vertretung Zugriff auf die Daten der Kinder die aktuell in der Einrichtung angemeldet sind oder auf Warteliste stehen. Sobald eine zugriffsberechtigte Mitarbeiter_in das Team verlässt, wird die Berechtigung gelöscht.
Außerdem haben die Disponenten des Vertretungsteams Zugriff auf die Daten. Allerdings nicht auf konkrete Daten von Kindern, sondern lediglich auf die Anwesenheitssumme pro Tag.
Umgang mit Bildern und Fotos
In den Einrichtungen werden Fotos von Kindern angefertigt. Diese finden Verwendung aufgrund der Einrichtungskonzeptionen in den Portfolios der Kinder (dort wo ein Portfolio angefertigt wird) und den monatlichen Newslettern. Eine Weiterleitung der Newsletter ist nicht zulässig. Die Fotos werden lediglich auf dem Rechner der Einrichtung gespeichert, regelmäßig gesichtet und nach Austritt eines Kindes gelöscht. Die Newsletter werden ebenfalls regelmäßig gelöscht. Das Anfertigen von Fotos mit privaten Telefonen ist nicht zulässig. Die Fotos können auch auf einer externen Festplatte gespeichert werden. Laptop und Festplatte verbleiben in der Einrichtung. In den Waldkindergärten muss eine Mitarbeiter_in diese mit nach Hause nehmen, er wird hier vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Rechner und Festplatte sind gegen Diebstahl insoweit gesichert, dass ein Passwortschutz auf der Benutzeroberfläche für die Einrichtung angelegt wird. Dieses Passwort ist lediglich Mitarbeiter_innen zugänglich und muss bei einem Mitarbeiterwechsel von der Einrichtungsleitung geändert werden.
Die gemachten Fotos von den Kindern werden lediglich für Aushänge in den Einrichtungen, den Newsletter und die Portfolios angefertigt. Bei den Portfolios achten wir darauf, dass nicht zu viele persönliche Daten des Kindes aufgeführt werden, da die Portfolios im Alltag den Kindern zugänglich sein müssen. Daher ist nicht ausgeschlossen dass auch andere Personen außer den Sorgeberechtigten zurückgreifen könnten. Ausgeschlossen ist die Nutzung der Fotos auf der
Homepage des Vereins und evtl. Werbebroschüren, sowie einer eventuell vorhandenen Facebook-Seite der Einrichtung bzw. des Postillion e. V.
Umgang mit Daten in der Einrichtung
Neben der beschriebenen elektronischen Sicherung der Daten achten die Einrichtungsleitung und Kolleg_innen darauf, dass bei Aushängen keine personenbezogenen Daten Dritten zugänglich gemacht werden. Dies betrifft insbesondere Adressen und Telefonnummer von Kindern. Für pädagogische Zwecke veröffentlichen wir die Geburtsdaten der Kinder im Gruppenraum.
Weitere personenbezogene Daten in Schriftform, wie beispielsweise der Kinderbogen für Notsituationen, werden mit Ausscheiden des Kindes aus der Einrichtung vernichtet. Diese werden in der Einrichtung verschlossen aufbewahrt, bei Ausflügen natürlich mitgeführt.
Verbreitung der Adressen und Daten von Eltern
Die Eltern erklären sich bereit, dass wir für die Eltern der jeweiligen Gruppe ein Verzeichnis bestehend aus Kindername, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer an die Eltern weitergeben dürfen. Dies hat den Zweck, dass Eltern sich untereinander abstimmen können. Es dient auch zum gegenseitigen Informationsaustauch. Wenn Eltern dies nicht möchten, müssen sie in der Einrichtung widersprechen, dann werden die Daten nicht herausgegeben.
Vertragsunterlagen in der zentralen Anmeldestelle
Die zentrale Anmeldestelle verwaltet alle Vertragsunterlagen in elektronischer Form. Entweder im Rahmen des Programms KiTaOn oder auf dem Server des Postillions. Sie verlassen das interne Datensystem daher nicht.
Kommunikation mit den Eltern
Die Kommunikation der Eltern mit der zentralen Anmeldestelle erfolgt über E-Mail.
Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten
Die oben genannten Daten verarbeiten wir:
- zur Erfüllung vertraglicher Pflichten des Betreuungsvertrages, Artikel 6 Absatz 1b) DSGVO.
- aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder im öffentlichen Interesse, Artikel 6 Absatz 1c)e) DSGVO. Das bedeutet, dass wir als Träger von Kindertageseinrichtungen gesetzliche Verpflichtungen zur Datenverarbeitung haben. Insbesondere sind wir verpflichtet bei einer unmittelbaren Gefahr für das Kindeswohl mit dem Jugendamt entsprechende Maßnahmen zu ergreifen (§ 62 SGB VIII).
- aufgrund Ihrer Einwilligung, Artikel 6 Absatz 1a) DSGVO. Zum Beispiel in Fotoaufnahmen Ihres Kindes.
- wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen,
Artikel 6 Absatz 1d) DSGVO). Dazu benötigen wir insbesondere Gesundheitsdaten Ihres Kindes, damit wir richtig und angemessen auf den Gesundheitszustand des Kindes reagieren können.