Für einen gelingenden Hilfeprozess einer Sozialpädagogischen Familienhilfe ist die spezifische und individuelle Bedarfsermittlung einer jeden Familien unabdingbar. Deshalb erhält dieser Prozess einen hohen Stellenwert in unserer Arbeit. Zentral in dieser Phase ist es, dass es dem Helfer gelingt eine vertrauensvolle Basis für die weitere Zusammenarbeit zu schaffen Wie im gesamten Hilfeverlauf ist es auch in dieser Eingangsphase wichtig, dass der Helfer passgenau entscheidet, wann für welche Methode der richtige Zeitpunkt ist. Trotzdem gibt es einige methodische Standards, mit denen in der Anfangszeit mit den Familien gearbeitet wird, damit der Helfer das Familiensystem fundiert verstehen lernt. Wann und in welchem Umfang diese Methoden zum Einsatz kommen, obliegt dem fallverantwortlichen Helfer, um der Individualität einer jeden Familien gerecht zu werden. Neben der methodischen Arbeit innerhalb der Familien ist hier der Einsatz der kollegialen Beratung notwendig und eröffnet Reflexionsräume, um unterschiedliche Eindrücke und breites Fachwissen zu bündeln.
Um einem gewissen wissenschaftlichen und objektiven Anspruch gerecht zu werden, versuchen wir möglichst viele Hilfen in der Falleingangsphase über narrative Interviews, die wir mit den Familien führen, zu fundieren. Die Interviews werden transkribiert, von einem erfahrenen Interviewteam ausgewertet und anschließend im Beisein der Familienhilfe der Familie vorgestellt. Dadurch kristallisieren sich recht schnell die Themen heraus, die die Familien wirklich beschäftigen. Zudem können Problemlösungsstrategien erkannt werden, die in der Vergangenheit bereits geholfen haben oder der Zielverwirklichung bislang im Wege standen. Mit Hilfe der Familieninterviews gelingt es meist sehr viel schneller eine effektive Hilfe einzuleiten. Mit unserem weiterentwickelten Verfahren orientieren wir uns sehr stark an dem von Uwe Uhlendorff entwickelten Konzept „Sozialpädagogische Diagnosen“.